Jakiś czas temu dojrzałam do decyzji o tym, że potrzebuję wsparcia w zakresie codziennej pracy biurowej i nie tylko. Nie mam warunków, aby zatrudnić kogoś w gabinecie (nie mam fizycznie miejsca), więc postanowiłam, że potrzebna mi będzie wirtualna asystentka.
Poznaj moje zdanie po rekrutacji
Ponieważ teraz to temat dosyć popularny i wiele z Was chciałoby działać w ten branży, uznałam, że zebrać moje spostrzeżenia w jednym miejscu i napisać post z moimi uwagami. Pamiętajcie jednak, że opieram się na własnym doświadczeniu, nie jestem profesjonalistką, nie mam też ogromnego doświadczenia w tym zakresie. Jednie wiedziałam czego, a w zasadzie kogo szukam 😉
Jak szukałam wirtualnej asystentki?
Moją opowieść chciałabym zacząć od początku. Ogólnie nie jestem osobą, która spontanicznie podejmuje decyzję. Zawsze potrzebuję czasu, aby upewnić się, że jestem gotowa na daną zmianę. Tak też było w tym wypadku.
Tygodniami obserwowałam swoją pracę i zastanawiałam się, bo byłabym gotowa oddać, a co lubię i chciałabym dalej sama robić. Następnie wzięłam kartkę A3 i wypisałam sobie, w formie mapy myśli, czego będę oczekiwała od danej osoby. Jednocześnie nadałam też tym oczekiwaniom hierachię.
Nie oszukujmy się, nigdy nie znajdziemy asystentki idealnej. Zawsze będzie coś, co będzie “deficytowe”. Zastanowiłam się też, czy ważniejsze będzie doświadczenie, zarobki czy chemia między nami.
Wiedziałam, że nie będę działała jak korporacja i prosiła o CV czy list motywacyjny. Postawiłam na ankietę, która mogła komuś zająć od kilku do kilkudziesięciu minut, w zależności jak bardzo się chciał postarać. Ankietę umieściłam na grupie na facebooku – Wam polecam te dwie: 1 i 2.
Dlaczego wybrałam ankietę przy poszukiwaniu wirtualnej asystentki?
Pierwszy powód już wymieniłam w zasadzie. CV tworzymy raz, zmieniamy drobiazgi, ale nie wkładamy w to serca, a ja chciałam poznać daną osobę, poczuć czy nadajemy na tej samej fali i zobaczyć jej zaangażowanie.
Drugi jest taki, że potrzebowałam konkretnych odpowiedzi, a nie miałam czasu rozmawiać z każdą kandydatką indywidualnie. Ankieta załatwiała sprawę.
Trzeci powód to po prostu poznanie sposobu bycia, stylu wypowiedzi. Czwarty – zdobycie wiedzy o konkretnych kwotach, jakoś łatwiej jest innym pisać niż mówić. A piąty to wgląd do świata online danej osoby – każdy mógł zamieścić do siebie linki.
Czy wirtualna asystentka musiała być doświadczona?
Nie, nie musiała. Natomiast powinna była mieć jakąś wiedzę, choćby podstawową, z zakresu paru obszarów, które były dla mnie szczególnie znaczące.
Sama jestem na początku budowania swojej marki i wiem, że wiedzę można mieć ogromną, ale czasami nie ma gdzie jej pokazać, dlatego nie skreślałam nikogo, kto nie miał doświadczenia w danej profesji.
Jak nie powinna aplikować o pracę wirtualna asystentka?
Dobra, wiem że na to czekałyście 😉 Już przedstawiam listę błędów i ogólnie punktów, które były dla mnie znaczące.
- Zbyt formalny ton, jak na formę rekrutacji – jako jednoosobowa firma działam zawsze na relacjach partnerskich. Ogłoszenie umieściłam na facebooku, więc raczej nie stawiałam na oficjalną rozmowę. Nie ukrywam, że zbyt poważne i wyniosłe wypowiedzi mnie odstraszały – liczyłam na luźną relację z moją przyszłą asystentka. Uprzedzę pytania – ankieta była pisana per “ty”.
- Niewłaściwy mail – to niewybaczalny błąd i to przy każdej rekrutacji. Nie ukrywam, że nie miałam czasu wyszukiwać danej osoby, jeśli podała mi złego maila. Przykro mi, ale jej strata. Zresztą moja przyszła asystentka musiała zwracać uwagę na szczegóły.
- Brak konkretnych odpowiedzi – po to zadałam te pytania, zamiast prosić o CV, bo potrzebowałam uzyskać wypowiedzi w danym zakresie. Jeśli ktoś mi pisał “lubię wszystko” albo “nie mam z niczym problemu”, to trochę nie dowierzałam.
- Brak wizytówki w internecie – niestety moja przyszła asystentka musiała gdzieś istnieć. Nie wyobrażałam sobie, że nie ma przygotowanej odpowiedniej wizytówki, czyli strony, na której mogę ją podejrzeć. Mógł to być facebook, strona, czy cokolwiek, ale musiałam widzieć, że gdzieś już działa.
- Za niska i za wysoka kwota – wiem, że to dosyć subiektywne, ale tak jak wspominałam, piszę wg swojego zdania. Otóż nie ukrywam, że kwota miała znaczenie, bo jednak mam ograniczone fundusze. Nie byłam jednak zainteresowana współpracą z kimś, kto dawał zbyt małe kwoty, aby tylko pracować – miałam wrażenie, że nie szanuje swojego czasu.
- Podawanie kwot netto – w ankiecie, jak i ogłoszeniu uwzględniłam, że nie działam na zasadzie VATu. Jeśli ktoś podawał mi kwotę netto, to nie wiedziałam jaka będzie ostatecznie. Nie odrzucałam jednak ankiet z tego powodu, ale mnie to lekko zniechęcało.
- Pisanie bez zaangażowania – jedno z pytań dotyczyło tego, czy ktoś planuje w przyszłości być asystentką, czy to tylko praca dorywcza. Jedna z kandydatek napisała mi, że ona nie wie co chce robić i nie wie czy chce być asystentką, bo nigdy tego nie robiła. Nie zachęciło mnie to. W tym wypadku nie doceniłam jej szczerości.
- Nie wykorzystanie miejsca na uwagi – nie ukrywam, że patrzyłam bardzo na to miejsce, bo było to jedyne miejsce, gdzie ktoś mógł coś dodać od siebie. Wirtualna asystentka mogła mnie zaskoczyć, wykazać kreatywnością lub po prostu zachęcić do współpracy.
- Brak maila z imieniem i nazwiskiem – to może być dziwna uwaga, ale też miała znaczenie. Pytałam Was nawet o to na facebooku. Jednak bardziej przemawia do mnie osoba, która stoi realnie za mailem niż firma, która nie ma twarzy 😉
No dobra, myślę, że na ten moment wystarczy! Jeśli coś mi przyjdzie do głowy, to dopiszę 🙂
A jeśli Wy macie jakieś pytania, to dajcie znać! 🙂
